Aprueban lineamientos para la organización, registro y control de expedientes, así como para la transferencia primaria de documentación
Desde 2017 se trabaja en el resguardo de documentos, físico y digital, muy importante en el desarrollo administrativo del municipio y consulta de la ciudadanía, afirma la directora, Romina Águila
Puerto Morelos, Quintana Roo, 12 de diciembre de 2020.- En cumplimiento a la instrucción de la alcaldesa, Laura Fernández Piña, se avanza en la consolidación de un centro de reguardo de documentación, moderno, funcional y apegado a las normas que rigen estas unidades en en el país, señaló la directora del archivo municipal, Romina Águila Vargas.
Se llevó a cabo la primera sesión del Grupo Interdisciplinario del Municipio de Puerto Morelos para el Archivo Municipal, en la que se aprobaron las reglas de operación para los integrantes. En este acto, el secretario general del Ayuntamiento, Miguel Ángel Zetina Cuevas, quien presidió la reunión, enfatizó que por instrucciones de la Presidenta Municipal se empezará a documentar el archivo histórico de Puerto Morelos, aunado a los expedientes de la administración.
Romina Águila agregó que esta misma sesión se oficializaron los Lineamientos para la Organización, Control de Expedientes de las Dependencias y Entidades que conforman la administración municipal, y los Lineamientos para la Transferencia Primaria de documentación física y digital al Archivo de Concentración.
Mencionó que hace unos meses fue instalado el grupo interdisciplinario en el que intervienen el Síndico Municipal, la Contraloría, Oficialía Mayor, Tesorería, Consejería Jurídica y Asesoría legal, Dirección de Planeación para el Desarrollo Municipal, Implan, Transparencia e Informática, entre otras áreas.
“En esta primera sesión quedaron definidos los lineamientos de cómo cada dependencia deberá preparar detalladamente sus expedientes para su respectivo envío, para ello, se imparten también cursos de capacitación sobre estos procedimientos para que se lleven a cabo con precisión”, reiteró.
Ya tenemos un avance significativo, dijo, ya que desde el 2017 se inició el inventario de toda la documentación legal, tales como actas de Cabildo, informes de gobierno, expedientes de Cuenta Pública, por mencionar algunos de los materiales que están en custodia.
“Todos este desarrollo ha sido de manera coordinada y bajo supervisión del director general de archivo en el estado. Somos de los primeros municipios en llegar hasta este punto, no solo poder contar con un lugar físico y llevar un registro de nuestra documentación, sino también la debida instrumentación legal”, enfatizó.
Un archivo municipal, dijo, tiene una función muy importante, además de fungir como acervo histórico del surgimiento del andamiaje administrativo, sirve también para consulta y referencia interna de las dependencias, así como una fuente de datos para la ciudadanía.
Entre otros aspectos, mencionó que para la integración de un expediente ya sea de contenidos fiscales, contables o legales, se deberá observar la incorporación cronológica y debidamente ordenado con nomenclaturas y tipología. Y el Archivo de Concentración será el responsable de la recepción, custodia y disposición de los documentos de la institución, contenida en expedientes de papel, electrónicos, fotográficos, o cualquier medio de almacenamiento.